会議を多くやると日常の業務が阻害される。会議には時間というコストがかかっている。そのため、会議で決めたことは、会議をしなかったこと以上に成果が必要。時間をかけ、コストをかけているのだから、生産性があがらなければならない。
そのため、会議は重要な情報交換の場である。にもかかわらず、真剣に参加していない人がいるのは、組織として時間の無駄遣いをしているにほかならない。効率よく業務を進め生産性を高めるためには、どのような会議を行うべきか。会議を十分に生かすためにはどのように参加すべきか。
＜会議の事前準備＞会議の目的を理解するひとことで会議と言っても、いくつかの種類がある。その目的によって性質や、求められることが変わってくる。参加する会議がどの種類かを把握し、ふさわしい準備を行うこと。
・情報を共有するための会議：プロジェクトの進捗状況を確認する。メンバー間で情報共有する。知識や情報を伝達する。メールや文書で間接的に行うよりも効果的。
・物事を決めるための会議：情報収集、意見交換、知識や経験を出し合う。仕事の進め方、目標など今後の方針を決める。
・アイデアを出すための会議：企画、解決策を生むための会議。どうすべきかの対策を求める。ブレインストーミングなど。
会議の流れを理解する会議の流れを理解しておくことで、落ち着いて会議に臨むことができる。
・導入：目的、前提、トピックの確認。
・情報交換：問題を明確にする。
・討論：意見、アイデアを出し解決策を見出す。
・まとめ：結論、タスク・アクションの確認、次回の日程・場所など。
＜会議に参加する＞参加の心構え傍観者にならないこと。当事者であるという意識を持つ。そのためには自分ならではの付加価値、新しい視点を持つようにする。参加者に求められていることは何か。出席していても、参加していない、といった人はダメ。
・事前情報として資料などに目を通し、調べるものがあれば確認しておく。疑問点を解消して臨む。
・自分なりの付加価値を加える：自分が提供できる情報や意見をまとめておくと良い。
・議論のポイントをおさえ、会議のゴールを常に意識する。
・参加者の発言は集中して最後まで聴く。
・採決をする場合は自分の態度を明らかにする。
・自ら積極的に発言する。
発言のポイント短い時間で考えを共有し、会議を実りあるものにする。評論家にならないこと。事実・データをもとに発言する。会議は平等に話せるチャンスでもある。
・当事者意識を持つこと：評論家には誰でもなれる。批評・批判は誰でもできる。課題を発見したら、否定するだけではなく代替案が言えること。
・発言は論理的に：結論を提示し、理由を述べ、根拠・データなどを示す。反対意見を述べるときは個人を攻めない。データや考え、解釈を提示し、その上で発言する。
・積極的に発言する：質問してみる。経験から話してみる。賛成意見を口に出す。
話しやすい場・雰囲気をつくる話しやすい雰囲気をつくり、生産性、創造性を高める。
・相づちをしっかりうつ：発言者の話が進む。うなづきは潤滑油。
・マナー、ルールを守る：進行をさまたげない。開始時間を守る。携帯電話を切っておく。感情的にならない。
・アイコンタクトを活用：相手の目をみることが説得力をつける。時々視線をはずし、やさしく見ること。
＜会議の成果をまとめる＞議事録の役割会議の結果を活かすには、会議で何があきらかになり、何が決定し、何が課題として残ったかをはっきりしておくことが大切。議事録は次の仕事への基本情報となる。
議事録の構成要素・会議名
・議題
・日時
・場所
・出席者
・目的
・議事内容
決定事項
検討事項
課題
・今後やるべきこと
・次回予定
情報共有の役割議事録は出席していない人にもわかりやすく書くこと。
・書かれたことが決定事項であり、容認されていることという証明となる。
・顧客との会議の場合「言った言わない」でトラブルになることを防ぐ意味もあり、一度承認を得たことを覆されないための防衛策ともなる。
・議事録の配布には議長の確認を得て、なるべく早く配布すること。
参考：START DASH トレーニングキット ビジネススキル・パワーアップ編 〔2〕
